Modèles de mail

Nimble envoie pour vous le mail d'un devis, les rappels, le bon de travail signé et l'avis d'une tâche attribuée. C'est ici que vous déterminez l'adresse depuis laquelle ces mails partent, et pour chaque langue l'objet et le texte.

Ouvrir l'écran

1. Cliquez sur Administration en bas de la barre latérale.
2. Dans le groupe Ventes, cliquez sur la tuile Modèles de mail.

Le droit Gérer les modèles de documents est nécessaire.

Modèle et expéditeur

En haut, vous choisissez le Modèle :

Modèle	Quand il part
Devis	Avec Envoyer par e-mail sur un devis
Rappel — premier rappel	Avec Envoyer… sur l'écran Rappels, pour la première étape
Rappel — deuxième rappel	Idem, pour la deuxième étape
Rappel — dernier rappel	Idem, pour la troisième étape
Rappel — mise en demeure (recouvrement)	Idem, pour l'annonce du recouvrement
Bon de travail signé	Quand le chef d'équipe envoie le bon de travail signé au client depuis l'application
Tâche attribuée	Quand une tâche est attribuée à quelqu'un — uniquement si c'est activé dans la Fiche entreprise

Chaque étape des rappels a son propre modèle : un premier rappel ne s'écrit pas comme une mise en demeure.

Vous choisissez ensuite l'Expéditeur parmi vos expéditeurs de mail. Si vous laissez le champ vide, il affiche Par défaut : avec l'adresse qui s'applique alors : votre expéditeur par défaut, ou noreply@adm-concept.be si vous n'en avez pas. Gérer les expéditeurs ouvre la liste des expéditeurs.

Si l'expéditeur choisi se trouve dans la Corbeille, l'écran indique que le mail part de l'adresse par défaut. Choisissez alors un autre expéditeur, ou restaurez-le depuis la Corbeille.

Objet et texte par langue

Sous les listes figurent deux onglets : Néerlandais et Français. Chaque onglet comporte un champ Objet et un champ Texte. La langue du client détermine la version qui part.

Un champ vide signifie : le texte par défaut

Laissez un champ vide pour envoyer le texte par défaut de Nimble. Dans un objet vide, ce texte par défaut apparaît en gris. Cela vaut par langue et par champ : si vous adaptez uniquement l'objet en néerlandais, le mail en français part encore entièrement avec le texte par défaut.

Pour adapter le texte, cliquez sur Insérer le texte par défaut. Le texte de Nimble arrive dans le champ, et vous partez de ce texte. Si l'objet était vide lui aussi, il reçoit l'objet par défaut. Si le champ contient déjà du texte, le bouton ne change rien — votre travail reste en place.

Le texte se modifie avec mise en forme, comme dans un traitement de texte.

Variables

À droite se trouve la liste Variables. Faites-en glisser une dans l'objet ou le texte ; le mail contiendra la vraie valeur. En cliquant sur une variable, vous la copiez ; collez-la ensuite où vous voulez. La liste ne montre que les variables qui fonctionnent dans le modèle choisi.

Variable	Ce qui figure dans le mail	Modèles
{{klant}}	Nom du client	Devis, rappels, bon de travail signé
{{nummer}}	Numéro du devis ou de la facture	Devis, rappels
{{datum}}	Date du document	Devis, rappels, bon de travail signé
{{geldig_tot}}	Valable jusqu'au	Devis
{{bedrag}}	Montant	Devis, rappels
{{vervaldag}}	Échéance	Rappels
{{dagen_te_laat}}	Jours de retard	Rappels
{{werkorder}}	Ordre de travail	Bon de travail signé
{{project}}	Projet	Bon de travail signé
{{getekend_door}}	Signataire	Bon de travail signé
{{afzender}}	Nom de la personne qui envoie	Devis, rappels, bon de travail signé
{{bedrijf}}	Nom de votre entreprise	Tous
{{online_link}}	Un lien vers le devis en ligne	Devis
{{ontvanger}}	Destinataire de la tâche	Tâche attribuée
{{taak}}	L'objet de la tâche	Tâche attribuée
{{taak_omschrijving}}	La description de la tâche	Tâche attribuée
{{taak_begin}}	La date de début de la tâche	Tâche attribuée
{{taak_vervaldag}}	L'échéance de la tâche	Tâche attribuée
{{taak_bij}}	Ce à quoi la tâche se rapporte (projet, relation, lead)	Tâche attribuée
{{toegewezen_door}}	Qui a attribué la tâche, ou Nimble pour une tâche automatique	Tâche attribuée
{{taak_link}}	Un lien vers la liste des tâches dans Nimble	Tâche attribuée

Le lien vers le devis en ligne

Avec {{online_link}} dans le texte, le client reçoit un lien Consultez et répondez au devis en ligne. Il y consulte le devis et peut l'accepter ou le refuser — voir Proposer le devis en ligne.

Si le devis n'est pas encore en ligne au moment où vous l'envoyez, Nimble le met en ligne quand vous cliquez sur Envoyer — et uniquement si le lien figure encore dans le mail. Si vous annulez la fenêtre, le devis reste tel qu'il était.

Dans l'objet, {{online_link}} reste vide : un lien a sa place dans le texte.

Un nom qui n'existe pas

Si un nom entre accolades n'est pas connu de ce modèle, l'écran affiche au-dessus des onglets Ce modèle ne connaît pas ces noms ; ils resteront vides dans le mail : avec ces noms. Ce message apparaît lorsque vous enregistrez, ouvrez l'aperçu ou rouvrez l'écran — pas pendant la saisie.

Les boutons

Bouton	Ce qu'il fait
Enregistrer	Enregistre l'expéditeur et les deux langues du modèle choisi
Aperçu	Montre le mail dans les deux langues avec des données fictives — voir ci-dessous
Annuler	Retour à l'administration
Rétablir le modèle par défaut	Supprime votre version de ce modèle, après confirmation. Le texte par défaut de Nimble et l'expéditeur par défaut s'appliquent ensuite à nouveau. Visible uniquement lorsqu'une version propre est enregistrée

Si vous choisissez un autre modèle alors que des modifications ne sont pas enregistrées, l'écran vous demande d'abord si vous voulez les abandonner.

Vérifier votre travail

Aperçu montre le mail en néerlandais et en français, chaque fois avec De et Objet, tel qu'il partirait avec le contenu actuel des champs — même si vous n'avez pas encore enregistré. Les données sont fictives, pour que vous voyiez quel texte provient d'une variable.

Au moment de l'envoi

Un modèle est un point de départ. Dans la fenêtre d'envoi d'un devis ou d'un rappel, vous voyez le mail tel qu'il partira, avec les vraies données. Modifier le texte vous permet encore de l'adapter pour ce seul mail — le modèle lui-même ne change pas. Voir Envoyer le devis par e-mail et Rappels.

Le bon de travail signé part de l'application, sans fenêtre : le modèle s'applique tel quel. L'avis d'une tâche attribuée part lui aussi sans fenêtre, dans la langue de la personne qui reçoit la tâche — pas celle d'un client.

Erreurs fréquentes

Warning

• Taper une variable au lieu de la faire glisser. {{dagen te laat}} avec des espaces ne fonctionne pas. Faites-la glisser depuis la liste, elle sera correcte.
• Choisir un expéditeur dont le domaine n'est pas enregistré chez ADM One. Le mail peut alors être refusé. L'écran Expéditeurs de mail indique quelles adresses sont en ordre.
• Penser que l'aperçu enregistre. Seul Enregistrer applique votre texte aux mails qui partent.
• Oublier qu'il y a deux langues. Si vous adaptez uniquement le néerlandais, un client francophone reçoit encore le texte par défaut. Vérifiez aussi l'onglet Français.

Voir aussi

• Expéditeurs de mail — les adresses depuis lesquelles vos mails partent
• Devis — envoyer le devis par e-mail et le proposer en ligne
• Rappels — les quatre étapes d'un rappel
• Bons de travail — la signature du client
• Modèles de documents — l'en-tête et les conditions sur le devis lui-même