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Personnes de contact

Sur l'écran Personnes de contact, vous gérez les personnes derrière vos clients et fournisseurs : qui vous appelez, qui reçoit le devis, qui suit le chantier.

Une même personne peut être liée à plusieurs entreprises, chaque fois avec un rôle propre. Celui qui est gérant dans une entreprise peut être chef de chantier dans une autre.

Ouvrir l'écran

Cliquez sur CRM → Personnes de contact dans la barre latérale.

Également depuis le client

Si vous travaillez à partir d'un client précis, c'est plus rapide via Relations : l'onglet Personnes de contact sur la fiche, ou l'onglet Contacts dans le rail Journal.

La liste

Colonne Signification
Nom Prénom et nom de famille
Fonction Le titre de fonction, issu de la liste Fonctions de contact
Entreprises Toutes les entreprises auxquelles cette personne est liée
E-mail L'adresse personnelle
GSM et Téléphone Les numéros
Langue La langue de cette personne

Le journal ouvert à côté de la liste des contacts.

La liste des contacts avec la colonne Entreprises remplie.

La recherche porte sur toutes les colonnes, y compris Entreprises — tapez un nom d'entreprise pour voir qui y travaille. Une personne liée à aucune entreprise affiche le message liée à aucune entreprise ; vous la retrouvez donc également ici.

  • Nouveau — cliquez sur Nouvelle personne de contact. Ce bouton n'apparaît que si vous pouvez modifier les relations.
  • Modifier — double-cliquez une ligne.
  • Aller au client — cliquez un nom d'entreprise dans la colonne Entreprises ; la fiche client s'ouvre directement.
  • Exporter — la liste vers Excel ou CSV.
  • Journal — cliquez à droite sur le rail Journal pour le côté de la personne sélectionnée :
    • Tâches — ce qui doit encore être fait pour cette personne.
    • Notes — ce que vous notez vous-même sur cette personne. Voir Notes.
    • Pièces jointes — documents et photos liés à cette personne. Voir Pièces jointes.
    • Historique — qui a modifié quel champ de cette personne, et quand. En lecture seule.

La fiche de contact

À gauche figure l'onglet Général avec les blocs ci-dessous. À droite figure le journal de cette personne : Tâches, Notes, Pièces jointes et Historique — voir Travailler avec une fiche.

Bloc Personne

Champ Explication
Formule d'appel Liste de choix (monsieur, madame …). Gérée via Administration → Formules d'appel.
Prénom Optionnel.
Nom de famille Obligatoire.
Fonction Liste de choix ; recherchez en tapant. Gérée via Administration → Fonctions de contact.
Actif Décocher est un marqueur de statut, pas une suppression.

Bloc Coordonnées

Champ Explication
E-mail Optionnel, mais s'il est rempli, il doit être valide — le message apparaît pendant la saisie.
GSM et Téléphone Optionnels, mais s'ils sont remplis, il doit s'agir d'un numéro de téléphone valide. Le GSM figure en premier, car c'est en pratique le numéro qui est renseigné.
Langue Pour une nouvelle personne, la langue de votre entreprise est déjà proposée.

Bloc Adresse privée

Rue, code postal, commune et pays. Dans le champ Code postal, vous cherchez par code postal ou par nom de commune ; la commune se remplit toute seule. Pour une adresse hors de Belgique, vous tapez le code postal vous-même. Ce bloc reste généralement vide pour quelqu'un que vous joignez à une adresse professionnelle ; il est surtout utile pour les clients particuliers.

Bloc Entreprises

Vous liez ici la personne aux entreprises où elle travaille.

Le bloc Entreprises sur une fiche de contact, avec la relation liée, le rôle et l'adresse e-mail.

Colonne Explication
Entreprise La relation.
Rôle Ce que cette personne fait dans cette entreprise — indépendamment de son titre de fonction ci-dessus.
E-mail dans cette entreprise Une adresse différente de l'adresse personnelle. Laissez vide pour utiliser l'adresse personnelle ; elle apparaît en gris dans le champ.
  • Lier — choisissez une entreprise dans la liste de recherche et cliquez sur Lier.
  • Délier — supprime le lien. La personne elle-même subsiste.

Tout est enregistré avec Enregistrer

Les liens, les rôles et les adresses e-mail ne sont écrits qu'au moment où vous cliquez sur Enregistrer. Annuler laisse tout en l'état — y compris les liens.

En bas de la fiche

  • Enregistrer — conserve ; vous restez sur la fiche. Si le nom de famille manque, ou si une adresse e-mail ou un numéro de téléphone n'est pas valide, un message en haut de la fiche indique ce qu'il faut faire. Si l'adresse non valide est liée à une entreprise, le message renvoie au bloc Entreprises.
  • Annuler — revient à la liste sans conserver.
  • Supprimer — uniquement pour une personne existante, et uniquement si vous pouvez modifier les relations. La fiche est archivée dans la Corbeille ; les liens avec les entreprises subsistent, si bien que la restauration ramène la personne avec ses entreprises.

Erreurs fréquentes

Warning

  • Confondre fonction et rôle — la fonction est ce que la personne est (comptable), le rôle est ce qu'elle fait dans une entreprise précise. Qui porte deux casquettes chez deux clients a une fonction et deux rôles.
  • Remplir l'e-mail d'une entreprise avec la même adresse — laissez vide ; l'adresse personnelle suivra automatiquement, même si elle change plus tard.
  • Supprimer une personne pour la retirer d'un client — utilisez Délier. Supprimer archive la personne partout.
  • Décocher Actif pour supprimer quelqu'un — c'est Supprimer qui sert à cela.

Voir aussi