Personnes de contact
Sur l'écran Personnes de contact, vous gérez les personnes derrière vos clients et fournisseurs : qui vous appelez, qui reçoit le devis, qui suit le chantier.
Une même personne peut être liée à plusieurs entreprises, chaque fois avec un rôle propre. Celui qui est gérant dans une entreprise peut être chef de chantier dans une autre.
Ouvrir l'écran
Cliquez sur CRM → Personnes de contact dans la barre latérale.
Également depuis le client
Si vous travaillez à partir d'un client précis, c'est plus rapide via Relations : l'onglet Personnes de contact sur la fiche, ou l'onglet Contacts dans le rail Journal.
La liste
| Colonne | Signification |
|---|---|
| Nom | Prénom et nom de famille |
| Fonction | Le titre de fonction, issu de la liste Fonctions de contact |
| Entreprises | Toutes les entreprises auxquelles cette personne est liée |
| L'adresse personnelle | |
| GSM et Téléphone | Les numéros |
| Langue | La langue de cette personne |
La recherche porte sur toutes les colonnes, y compris Entreprises — tapez un nom d'entreprise pour voir qui y travaille. Une personne liée à aucune entreprise affiche le message liée à aucune entreprise ; vous la retrouvez donc également ici.
- Nouveau — cliquez sur Nouvelle personne de contact.
- Modifier — double-cliquez une ligne.
- Aller au client — cliquez un nom d'entreprise dans la colonne Entreprises ; la fiche client s'ouvre directement.
- Exporter — la liste vers Excel ou CSV.
- Journal — cliquez à droite sur le rail Journal pour le côté de la personne sélectionnée :
- Tâches — ce qui doit encore être fait pour cette personne.
- Journal — ce qui s'est passé : notes et appels.
- Pièces jointes — documents et photos liés à cette personne. Voir Pièces jointes.
La fiche de contact
Bloc Personne
| Champ | Explication |
|---|---|
| Prénom | Optionnel. |
| Nom de famille | Obligatoire. |
| Fonction | Liste de choix ; recherchez en tapant. Gérée via Administration → Fonctions de contact. |
Bloc Coordonnées
| Champ | Explication |
|---|---|
| Optionnel, mais s'il est rempli, il doit être valide — le message apparaît pendant la saisie. | |
| GSM et Téléphone | Texte libre. Le GSM figure en premier, car c'est en pratique le numéro qui est renseigné. |
| Langue | Pour une nouvelle personne, la langue de votre entreprise est déjà proposée. |
| Actif | Décocher est un marqueur de statut, pas une suppression. |
Bloc Adresse privée
Rue, code postal, commune et pays. Le code postal et la commune sont des listes de recherche qui se complètent. Ce bloc reste généralement vide pour quelqu'un que vous joignez à une adresse professionnelle ; il est surtout utile pour les clients particuliers.
Bloc Entreprises
Vous liez ici la personne aux entreprises où elle travaille.
| Colonne | Explication |
|---|---|
| Entreprise | La relation. |
| Rôle | Ce que cette personne fait dans cette entreprise — indépendamment de son titre de fonction ci-dessus. |
| E-mail dans cette entreprise | Une adresse différente de l'adresse personnelle. Laissez vide pour utiliser l'adresse personnelle ; elle apparaît en gris dans le champ. |
- Lier — choisissez une entreprise dans la liste de recherche et cliquez sur Lier.
- Délier — supprime le lien. La personne elle-même subsiste.
Tout est enregistré avec Enregistrer
Les liens, les rôles et les adresses e-mail ne sont écrits qu'au moment où vous cliquez sur Enregistrer. Annuler laisse tout en l'état — y compris les liens.
En bas de la fiche
- Enregistrer — actif dès qu'un nom de famille est saisi et que toutes les adresses e-mail sont valides.
- Annuler — revient à la liste sans conserver.
- Supprimer — uniquement pour une personne existante. La fiche est archivée dans la Corbeille ; les liens avec les entreprises subsistent, si bien que la restauration ramène la personne avec ses entreprises.
Erreurs fréquentes
Warning
- Confondre fonction et rôle — la fonction est ce que la personne est (comptable), le rôle est ce qu'elle fait dans une entreprise précise. Qui porte deux casquettes chez deux clients a une fonction et deux rôles.
- Remplir l'e-mail d'une entreprise avec la même adresse — laissez vide ; l'adresse personnelle suivra automatiquement, même si elle change plus tard.
- Supprimer une personne pour la retirer d'un client — utilisez Délier. Supprimer archive la personne partout.
- Décocher Actif pour supprimer quelqu'un — c'est Supprimer qui sert à cela.
Voir aussi
- Relations — les entreprises auxquelles ces personnes sont liées
- Fonctions de contact — la liste des titres de fonction
- Travailler avec une fiche — adresse propre, onglets, enregistrer et archiver