Documents reçus
Des factures que vos fournisseurs vous ont envoyées via le réseau Peppol. ADM One les reçoit pour vous ; sur cet écran, vous en faites une facture d'achat.
Ouvrir l'écran
Cliquez dans la barre latérale sur Achats → Documents reçus.
Une notification dans la cloche
S'il y a quelque chose à traiter, la cloche en haut à droite le signale : 3 nouveaux documents Peppol à traiter. Un clic vous amène à cet écran. Vous voyez cette notification si vous pouvez traiter les factures d'achat.
Si vous avez lu la notification et qu'un document s'ajoute, elle réapparaît — avec le nouveau nombre. La notification peut avoir jusqu'à une minute de retard sur cet écran.
La liste
| Colonne | Ce qu'elle indique |
|---|---|
| Reçu le | Le jour où le document est arrivé |
| Fournisseur | Le nom repris du document. Si la mention non lu depuis l'UBL apparaît, ce nom n'a pas pu être extrait du document — ouvrez-le alors pour voir de qui il vient |
| Numéro | Le numéro de facture du fournisseur |
| Total | Le montant total, précédé de la devise |
En fin de ligne figurent les boutons Consulter et Traiter. S'il n'y a rien, vous lisez Aucun document reçu.
Consulter un document
Consulter ouvre le document original tel que le fournisseur l'a envoyé. C'est la pièce sur laquelle vous vous appuyez en cas de discussion — pas ce que Nimble en a fait.
Traiter un document
Traiter en fait une facture d'achat. Nimble recherche le fournisseur sur son numéro de TVA. Les points, les espaces et les tirets n'entrent pas en ligne de compte, les majuscules non plus. Seules les relations marquées comme fournisseur sont prises en compte.
En cas de succès, la facture apparaît dans Factures d'achat avec la mention En attente d'approbation. Sa Note indique à quel fournisseur et sur quel numéro de TVA elle a été liée. Le document disparaît de cette liste. Si le document est une note de crédit, il devient une facture d'achat du type Note de crédit.
L'écran ne crée pas de facture et en donne la raison lorsque :
| Cas | Ce que vous faites |
|---|---|
| Le document ne porte pas de numéro de TVA | Ouvrez-le pour voir de qui il vient, et saisissez-le avec Nouvelle facture d'achat sur l'écran Factures d'achat |
| Aucune relation ne porte ce numéro de TVA | Créez le fournisseur, ou complétez le numéro de TVA sur la relation existante |
| Deux relations ou plus portent le même numéro de TVA | Corrigez d'abord cela — impossible sinon de déterminer laquelle est visée |
| Le document ne porte pas de numéro de facture ou pas de montant total | Ouvrez-le et saisissez-le à la main |
| Le document est déjà traité | Le message cite la facture qui en est issue |
Traiter deux fois le même document est impossible
Nimble retient de quel document est issue une facture — même si cette facture passe ensuite dans la corbeille. À défaut, la même dette figurerait deux fois dans vos livres.
Déjà saisie à la main ?
Un numéro de facture est unique par fournisseur. Si vous avez déjà saisi la même facture à la main, Nimble refuse le document avec un message.
Facture créée, mais le document reste dans la liste
Si ADM One n'a pas pu confirmer le traitement, la facture existe bien, mais le document reste dans cette liste. Le message l'indique. Une deuxième tentative ne crée pas de deuxième facture.
Votre compte est en lecture seule ?
Traiter continue de fonctionner : ce que vos fournisseurs envoient arrive toujours. Approuver ou modifier la facture d'achat n'est possible qu'une fois la limitation levée. Voir Lorsque votre compte est limité.
Uniquement vos propres documents
Vous ne voyez que les documents destinés à votre entreprise. Si votre environnement n'est pas encore lié à votre entreprise dans ADM One, un message figure en haut et la liste reste vide : sans ce lien, impossible de savoir quels documents vous appartiennent. Contactez alors ADM-Concept.
Quand ADM One est injoignable
L'écran n'affiche alors pas de liste, mais un cadre indiquant qu'ADM One est actuellement injoignable, avec le bouton Réessayer.
Une liste vide sans message au-dessus signifie donc que rien n'est arrivé. Si le cadre est affiché, vous ne savez pas ce qui est arrivé : ne clôturez pas votre journée sur cet écran.