Factures d'achat
Ce que vos fournisseurs vous facturent, et ce qu'ils vous créditent. Une facture ne devient payable qu'après approbation.
Ouvrir l'écran
Cliquez dans la barre latérale sur Achats → Factures d'achat.
La liste
| Colonne | Ce qu'elle indique |
|---|---|
| Numéro de facture | Le numéro que le fournisseur a mis sur sa facture |
| Fournisseur | De qui vient la facture |
| Date | La date de la facture |
| Échéance | La date à laquelle elle doit être payée |
| Montant | Le total, TVA comprise. Une note de crédit y figure avec un signe moins |
| Type | Facture ou Note de crédit — voir ci-dessous |
| Origine | D'où vient la facture — voir ci-dessous |
| Statut | Où en est l'approbation |
En fin de ligne figure le bouton Approuver ou Retirer. Double-cliquez une ligne pour ouvrir la facture. Vous pouvez rechercher, trier, filtrer et exporter comme dans les autres listes.
D'où vient une facture
| Origine | Signification |
|---|---|
| Peppol | Arrivée par le réseau et traitée sur l'écran Documents reçus. Cliquez sur le mot pour ouvrir le document original tel que le fournisseur l'a envoyé |
| Saisie | Saisie à la main, ou reprise de votre logiciel précédent |
Notes de crédit
Lorsqu'un fournisseur vous crédite un montant, il s'agit d'une note de crédit. Dans Nimble, c'est une facture d'achat du type Note de crédit. Son montant figure dans la liste avec un signe moins, de sorte que chaque total de vos achats est juste d'office. Sur la fiche, vous voyez le montant tel qu'il figure sur la pièce, sans signe moins.
Une note de crédit arrivée via Peppol devient automatiquement une note de crédit lors du traitement.
Les trois statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente d'approbation | Elle est enregistrée, mais ne peut pas encore être payée |
| Approuvée au paiement | Quelqu'un l'a vérifiée et l'a libérée |
| Payée | Le montant est acquitté |
Approuver libère une facture ; Retirer annule cette approbation tant qu'elle n'est pas payée. Une facture payée n'a pas de bouton.
Approuver ne dit rien du contenu
Le drapeau signifie uniquement : cette facture peut être payée. Il n'affirme pas que les prix sont corrects ni que la livraison était conforme. Cette distinction compte si vous contestez une facture par la suite.
Une facture Peppol n'arrive jamais approuvée
Une facture issue des documents reçus est toujours d'abord En attente d'approbation. C'est intentionnel : le réseau livre un document, pas une décision.
Le journal à côté de la liste
Cliquez sur le rail Journal à droite et choisissez une facture dans la liste. Le panneau affiche les onglets Tâches, Notes, Pièces jointes et Historique de cette facture, sans l'ouvrir.
Saisir une facture
Vous recevez une facture sur papier ou par courriel ? Saisissez-la vous-même. Cliquez sur Nouvelle facture d'achat.
Complétez la carte Données de la facture :
| Champ | Remarque |
|---|---|
| Fournisseur | Obligatoire — choisissez parmi vos relations marquées comme fournisseur |
| Numéro de facture | Obligatoire — le numéro du fournisseur |
| Montant TVAC | Obligatoire — supérieur à zéro, tel qu'il figure sur la pièce. Aussi pour une note de crédit : Nimble ajoute lui-même le signe moins |
| Date | Obligatoire — aujourd'hui par défaut |
| Échéance | Reprenez-la de la facture |
| Type | Facture ou Note de crédit. Par défaut : Facture |
| Note | Texte libre |
Cliquez sur Enregistrer. S'il manque un champ obligatoire, le message en haut le cite par son nom. Après l'enregistrement, la fiche reste ouverte : vous pouvez ajouter le scan tout de suite.
Une nouvelle facture est En attente d'approbation et son origine est Saisie.
Le même numéro chez le même fournisseur est refusé
Un numéro de facture est unique par fournisseur. Deux fournisseurs peuvent chacun avoir une facture 2026-001 ; un même fournisseur non. Nimble refuse la deuxième avec un message — sinon la même dette serait ouverte deux fois. Cela vaut aussi quand la facture existante est dans la corbeille : restaurez-la alors au lieu de la saisir à nouveau.
Pas encore de fournisseurs ?
L'écran n'affiche alors pas de formulaire, mais un message qui vous invite à ajouter d'abord un fournisseur dans Relations. Une facture est toujours liée à un fournisseur.
La fiche
Double-cliquez une facture dans la liste pour ouvrir sa fiche. En haut figurent le numéro de facture et le fournisseur. Si la facture vient de Peppol, l'étiquette Peppol y figure aussi ; s'il s'agit d'une note de crédit, l'étiquette Note de crédit.
À gauche se trouve l'onglet Général, avec les mêmes champs que lors de la saisie. À droite figurent Tâches, Notes, Pièces jointes et Historique. Voir Travailler avec une fiche.
En bas se trouvent Enregistrer et Annuler, et à leur droite Archiver.
L'approbation ne se fait pas sur la fiche mais dans la liste, avec Approuver ou Retirer.
Ajouter le scan
Placez une facture scannée ou le courriel qui l'accompagnait sous l'onglet Pièces jointes. Voir Pièces jointes.
Archiver une facture
Une facture a été saisie par erreur ? Cliquez sur Archiver sur la fiche et confirmez. La facture disparaît de la liste et arrive dans la corbeille. De là, Restaurer la remet en place.
Une facture d'achat est une pièce comptable : elle n'est jamais effacée. Ce qui a été saisi reste ainsi visible.
Si vous ouvrez une facture archivée via un ancien lien, la fiche indique qu'elle est dans la corbeille.
Une facture Peppol archivée ne revient pas
Nimble retient de quel document la facture est issue, même dans la corbeille. Le document ne réapparaît donc pas dans les documents reçus. Pour récupérer la facture, restaurez-la depuis la corbeille.
Ce que vous ne faites pas ici
Payer. Cet écran suit ce qui est dû et ce qui est libéré.