Mailsjablonen

Nimble verstuurt voor u de mail bij een offerte, de aanmaningen, de getekende werkbon en de melding van een toegewezen taak. Hier bepaalt u van welk adres die mails vertrekken, en per taal het onderwerp en de tekst.

Het scherm openen

1. Klik onderaan in de zijbalk op Platformbeheer.
2. Klik in de groep Verkoop op de tegel Mailsjablonen.

U hebt er het recht Documentsjablonen beheren voor nodig.

Sjabloon en afzender

Bovenaan kiest u het Sjabloon:

Sjabloon	Waar het vertrekt
Offerte	Bij Mailen op een offerte
Aanmaning — eerste herinnering	Bij Versturen… op het scherm Aanmaningen, voor de eerste stap
Aanmaning — tweede herinnering	Idem, voor de tweede stap
Aanmaning — laatste herinnering	Idem, voor de derde stap
Aanmaning — ingebrekestelling (incasso)	Idem, voor de aankondiging van de incasso
Getekende werkbon	Wanneer de ploegbaas de getekende werkbon vanuit de app naar de klant mailt
Taak toegewezen	Wanneer iemand een taak toegewezen krijgt — enkel als dat aanstaat op de Bedrijfsfiche

Elke stap van de aanmaningen heeft een eigen sjabloon: een eerste herinnering schrijft u anders dan een ingebrekestelling.

Daarnaast kiest u de Afzender uit uw mailafzenders. Laat u het veld leeg, dan staat er Standaard: met het adres dat dan geldt: uw standaardafzender, of noreply@adm-concept.be als u er geen hebt. Met Afzenders beheren opent u de lijst van afzenders.

Staat de gekozen afzender in de Prullenbak, dan meldt het scherm dat de mail van de standaard vertrekt. Kies dan een andere afzender, of zet de afzender terug uit de Prullenbak.

Onderwerp en tekst per taal

Onder de keuzelijsten staan twee tabbladen: Nederlands en Frans. Elk tabblad heeft een vak Onderwerp en een vak Tekst. De taal van de klant bepaalt welke versie vertrekt.

Een leeg vak betekent: de standaardtekst

Laat een vak leeg om de standaardtekst van Nimble te versturen. In een leeg onderwerp ziet u die standaard in het grijs staan. Dat geldt per taal en per vak: past u enkel het Nederlandse onderwerp aan, dan vertrekt de Franse mail nog volledig met de standaardtekst.

Wilt u de tekst aanpassen, klik dan op Standaardtekst invullen. De tekst van Nimble komt dan in het vak, en u werkt verder vanaf die tekst. Was ook het onderwerp leeg, dan krijgt dat het standaardonderwerp. Staat er al tekst in het vak, dan verandert de knop niets — uw werk blijft staan.

De tekst bewerkt u met opmaak, zoals in een tekstverwerker.

Variabelen

Rechts staat de lijst Variabelen. Sleep er een in het onderwerp of de tekst; in de mail komt de echte waarde te staan. Klikt u op een variabele, dan kopieert u ze; plak ze daarna waar u wilt. De lijst toont enkel de variabelen die in het gekozen sjabloon werken.

Variabele	Wat er in de mail komt	Sjablonen
{{klant}}	Naam van de klant	Offerte, aanmaningen, getekende werkbon
{{nummer}}	Nummer van de offerte of factuur	Offerte, aanmaningen
{{datum}}	Datum van het document	Offerte, aanmaningen, getekende werkbon
{{geldig_tot}}	Geldig tot	Offerte
{{bedrag}}	Bedrag	Offerte, aanmaningen
{{vervaldag}}	Vervaldag	Aanmaningen
{{dagen_te_laat}}	Dagen te laat	Aanmaningen
{{werkorder}}	Werkorder	Getekende werkbon
{{project}}	Project	Getekende werkbon
{{getekend_door}}	Wie tekende	Getekende werkbon
{{afzender}}	Naam van wie verstuurt	Offerte, aanmaningen, getekende werkbon
{{bedrijf}}	Uw bedrijfsnaam	Alle
{{online_link}}	Een link naar de online offerte	Offerte
{{ontvanger}}	Wie de taak krijgt	Taak toegewezen
{{taak}}	Het onderwerp van de taak	Taak toegewezen
{{taak_omschrijving}}	De omschrijving van de taak	Taak toegewezen
{{taak_begin}}	De begindatum van de taak	Taak toegewezen
{{taak_vervaldag}}	De vervaldag van de taak	Taak toegewezen
{{taak_bij}}	Waar de taak bij hoort (project, relatie, lead)	Taak toegewezen
{{toegewezen_door}}	Wie de taak toewees, of Nimble bij een automatische taak	Taak toegewezen
{{taak_link}}	Een link naar de takenlijst in Nimble	Taak toegewezen

De link naar de online offerte

Met {{online_link}} in de tekst krijgt de klant een link Bekijk en beantwoord de offerte online. Daar kan hij de offerte bekijken en aanvaarden of weigeren — zie De offerte online voorleggen.

Staat de offerte nog niet online wanneer u ze mailt, dan zet Nimble ze online op het moment dat u op Versturen klikt — en enkel als de link dan nog in de mail staat. Annuleert u het venster, dan blijft de offerte zoals ze was.

In het onderwerp blijft {{online_link}} leeg: een link hoort in de tekst.

Een naam die niet bestaat

Staat er een naam tussen accolades die dit sjabloon niet kent, dan toont het scherm boven de tabbladen Deze namen kent dit sjabloon niet; ze blijven leeg in de mail: met die namen. Die melding verschijnt wanneer u bewaart, het voorbeeld opent of het scherm opnieuw opent — niet terwijl u typt.

De knoppen

Knop	Wat hij doet
Bewaren	Bewaart de afzender en beide talen van het gekozen sjabloon
Voorbeeld	Toont de mail in beide talen met verzonnen gegevens — zie hieronder
Annuleren	Terug naar Platformbeheer
Standaard herstellen	Verwijdert uw eigen versie van dit sjabloon, na bevestiging. De standaardtekst van Nimble en de standaardafzender gelden daarna weer. Enkel zichtbaar wanneer er een eigen versie bewaard is

Kiest u een ander sjabloon terwijl er nog onbewaarde wijzigingen zijn, dan vraagt het scherm eerst of u die wilt laten vallen.

Uw werk nakijken

Voorbeeld toont de mail in het Nederlands en in het Frans, telkens met Van en Onderwerp erbij, zoals ze zou vertrekken met wat er nú in de vakken staat — ook als u nog niet bewaard hebt. De gegevens zijn verzonnen, zodat u ziet welke tekst uit een variabele komt.

Bij het versturen

Een sjabloon is het vertrekpunt. In het venster waarmee u een offerte of een aanmaning verstuurt, ziet u de mail zoals ze vertrekt, met de echte gegevens. Met Tekst aanpassen past u ze voor die ene mail nog aan — het sjabloon zelf verandert daar niet door. Zie De offerte mailen en Aanmaningen.

De getekende werkbon vertrekt vanuit de app, zonder venster: daar geldt het sjabloon zoals het is. Ook de melding van een toegewezen taak vertrekt zonder venster, in de taal van wie de taak krijgt — niet die van een klant.

Veelgemaakte fouten

Warning

• Een variabele overtypen in plaats van slepen. {{dagen te laat}} met spaties werkt niet. Sleep ze uit de lijst, dan staat ze juist.
• Een afzender kiezen waarvan het domein niet bij ADM One geregistreerd is. De mail kan dan geweigerd worden. Op het scherm Mailafzenders ziet u welke adressen in orde zijn.
• Denken dat het voorbeeld bewaart. Pas Bewaren zet uw tekst op de mails die vertrekken.
• Vergeten dat er twee talen zijn. Past u enkel het Nederlands aan, dan krijgt een Franstalige klant nog de standaardtekst. Kijk ook het tabblad Frans na.

Zie ook

• Mailafzenders — de adressen waarvan uw mails vertrekken
• Offertes — de offerte mailen en online voorleggen
• Aanmaningen — de vier stappen van een aanmaning
• Werkbonnen — de handtekening van de klant
• Documentsjablonen — het briefhoofd en de voorwaarden op de offerte zelf