Rappels

Quelles factures ouvertes méritent un rappel. Trois rappels, puis l'annonce d'un recouvrement.

Ouvrir l'écran

Cliquez dans la barre latérale sur Ventes → Rappels. L'écran demande le droit de modifier les factures.

Rien ne part automatiquement

Nimble n'envoie aucun rappel automatiquement. En haut de l'écran figure le nombre de rappels prêts, et ce même chiffre apparaît dans le menu à côté de Ventes. Vous le voyez donc sans ouvrir cet écran — car ce que personne ne voit ne se fait pas.

Sous ce message figure le réglage de vos délais, par exemple Le premier rappel suit 14 jours après l'échéance ; chaque suivant 14 jours après le précédent.

Ce que montre une carte

Chaque facture ouverte a sa propre carte. Un brouillon, une note de crédit et une facture entièrement payée n'y figurent pas.

• Le numéro de facture et le client. Cliquez le numéro pour ouvrir la facture.
• La date d'échéance, et depuis combien de jours la facture est échue.
• Déjà envoyé : avec le dernier rappel parti.
• À droite, le solde ouvert, et l'étiquette du rappel prêt à partir.

Si rien n'est prêt, la carte indique pourquoi :

Texte	Signification
Suivant à partir du et une date	Pas encore à échéance ; à partir de ce jour, le rappel suivant est prêt
Hors gestion des rappels	Vous avez mis la facture de côté
Pas de date d'échéance	Rien à partir de quoi compter. Complétez l'échéance sur la facture
Tout a été envoyé, jusqu'au recouvrement inclus	La chaîne est terminée

Les quatre étapes

Étape	Ton
Premier rappel	Aimable : la facture vous a sans doute échappé
Deuxième rappel	Avec le nombre de jours, et la question de savoir si quelque chose pose problème
Dernier rappel	Annonce que le dossier sera sinon transmis pour recouvrement
Mise en demeure — recouvrement	La transmission elle-même, avec les frais à charge du débiteur

Il n'y en a jamais qu'un seul de prêt. Le suivant n'est dû qu'après l'écoulement de l'intervalle, compté à partir du rappel précédent — pas de la date d'échéance. Un client qui n'a pas payé depuis trois mois ne reçoit donc pas trois courriels le même jour.

Régler les deux délais

Sur la Fiche d'entreprise (Administration → Fiche d'entreprise) figurent deux nombres côte à côte :

Champ	Ce qu'il détermine
Premier rappel après (jours)	Combien de temps vous laissez le client tranquille après l'échéance
Ensuite tous les (jours)	Le rythme ensuite : entre le premier et le deuxième rappel, et entre chacun des suivants

Ce sont deux décisions distinctes. Avec un seul nombre, il faudrait arbitrer entre la tolérance et le rythme : court signifierait aussitôt presser, long signifierait que le deuxième rappel se fait attendre des semaines.

Si vous laissez un champ vide, quatorze jours s'y appliquent. Vide ne signifie donc pas : pas de rappels.

Envoyer

Envoyer… ouvre la fenêtre Envoyer un rappel avec le mail du modèle de mail de cette étape — chaque étape a son propre modèle :

• De — l'expéditeur de ce modèle, ou votre expéditeur par défaut ;
• À — l'adresse e-mail du client ;
• Objet — issu du modèle, avec le numéro de facture ;
• Texte — le mail tel qu'il partira, dans la langue du client.

Qui connaît son client rédige autrement son premier rappel. Modifier le texte place le mail dans un éditeur ; ce que vous y changez ne vaut que pour ce rappel. Pour le changer pour chaque rappel, adaptez le modèle. Cliquez sur Envoyer et enregistrer. Nimble envoie l'e-mail et enregistre que le rappel est parti, avec la date. C'est ce qui décale l'étape suivante. Le mail figure ensuite sous E-mails sur la facture.

La facture n'est pas jointe

Faites référence au numéro de facture dans votre texte. Il figure déjà par défaut dans le texte.

Si le client n'a pas d'adresse e-mail, Envoyer… est grisé et vous lisez : Ce client n'a pas d'adresse e-mail. Envoyez le rappel en dehors de Nimble et enregistrez-le ici.

Enregistrer seulement s'utilise lorsque vous avez contacté le client en dehors de Nimble — par téléphone ou par courrier. La chaîne avance alors normalement.

Envoyé mais pas enregistré

Si l'e-mail part mais que l'enregistrement échoue, Nimble vous le dit. Le rappel réapparaîtra alors dans la liste. Ne l'envoyez pas une deuxième fois.

Compenser d'abord une note de crédit

Si une facture porte une note de crédit émise qui n'est pas encore compensée, le rappel ne peut pas partir. La carte affiche en rouge :

Une note de crédit de … sur cette facture n'est pas encore compensée. Compensez-la d'abord : enregistrez sur la facture et sur la note de crédit un paiement avec le mode Compensé. D'ici là, ce rappel ne peut pas partir.

Envoyer… et Enregistrer seulement sont alors grisés. Une note de crédit n'est en effet pas déduite automatiquement de la facture : sans compensation, le rappel réclamerait de l'argent que le client ne doit plus.

Pour compenser :

1. Ouvrez la facture (cliquez le numéro sur la carte) et cliquez sur Enregistrer un paiement. Saisissez le montant de la note de crédit et choisissez le mode Compensé.
2. Ouvrez la note de crédit via le bloc Notes de crédit et enregistrez-y aussi un paiement Compensé. Le montant est déjà rempli.

La carte affiche ensuite le solde ouvert diminué, et vous pouvez envoyer le rappel. Plus d'explications dans Factures.

Exclure une facture des rappels

En cas de contestation ou de plan de paiement, Exclure des rappels met cette facture de côté. Elle ne compte plus et n'apparaît plus dans le compteur. Réintégrer dans les rappels annule cette mise à l'écart.

Une facture sans date d'échéance ne reçoit jamais de rappel

Il n'y a alors rien à partir de quoi compter, et Nimble n'invente pas de délai. Une telle facture figure malgré tout dans la liste, avec cette raison — pour que vous puissiez compléter l'échéance sur la facture elle-même.

Voir aussi

• Factures — enregistrer des paiements et compenser des notes de crédit
• Fiche d'entreprise — les deux délais
• Lorsque votre compte est limité — quand l'envoi d'un rappel n'est pas possible