Aanmaningen
Welke openstaande facturen een herinnering verdienen. Drie herinneringen, en daarna de aankondiging van een incasso.
Het scherm openen
Klik in de zijbalk op Verkoop → Aanmaningen. Het scherm vraagt het recht om facturen te bewerken.
Er vertrekt niets vanzelf
Nimble verstuurt geen enkele aanmaning automatisch. Bovenaan het scherm staat hoeveel er klaarstaan, en datzelfde getal staat in het menu naast Verkoop. Zo ziet u het ook zonder dit scherm te openen — want wat niemand ziet, gebeurt niet.
Onder die melding staat hoe uw termijnen ingesteld zijn, bijvoorbeeld De eerste aanmaning volgt 14 dagen na de vervaldag; elke volgende 14 dagen na de vorige.
Wat een kaart toont
Elke openstaande factuur heeft een eigen kaart. Een klad, een creditnota en een volledig betaalde factuur staan er niet bij.
- Het factuurnummer en de klant. Klik het nummer om de factuur te openen.
- De vervaldatum, en hoeveel dagen de factuur al vervallen is.
- Al verstuurd: met de laatste aanmaning die vertrok.
- Rechts het openstaande bedrag, en het label van de aanmaning die nu klaarstaat.
Staat er niets klaar, dan zegt de kaart waarom:
| Tekst | Betekenis |
|---|---|
| Volgende vanaf met een datum | Nog niet aan de beurt; vanaf die dag staat de volgende aanmaning klaar |
| Buiten het rappelbeheer | U hebt de factuur opzijgezet |
| Geen vervaldag | Er is niets om vanaf te tellen. Vul de vervaldag aan op de factuur |
| Alles verstuurd, tot en met de incasso | De keten is doorlopen |
De vier stappen
| Stap | Toon |
|---|---|
| Eerste herinnering | Vriendelijk: wellicht is de factuur aan uw aandacht ontsnapt |
| Tweede herinnering | Met het aantal dagen erbij, en de vraag of er iets niet in orde is |
| Laatste herinnering | Kondigt aan dat het dossier anders voor invordering overgaat |
| Ingebrekestelling — overdracht incasso | De overdracht zelf, met de kosten ten laste van de schuldenaar |
Er staat er altijd maar één klaar. De volgende wordt pas verschuldigd nadat het interval verstreken is, en dat telt vanaf de vorige aanmaning — niet vanaf de vervaldag. Een klant die drie maanden niet betaalde, krijgt dus geen drie mails op één dag.
De twee termijnen instellen
Op de Bedrijfsfiche (Platformbeheer → Bedrijfsfiche) staan twee getallen naast elkaar:
| Veld | Wat het bepaalt |
|---|---|
| Eerste aanmaning na (dagen) | Hoelang u een klant na de vervaldag met rust laat |
| Daarna elke (dagen) | Het tempo daarna: tussen de eerste en de tweede herinnering, en tussen elke volgende |
Dat zijn twee verschillende beslissingen. Met één getal zou u coulance en tempo tegen elkaar moeten afwegen: kort betekent dan meteen ook opjagen, lang betekent dat de tweede herinnering weken op zich laat wachten.
Laat u een veld leeg, dan geldt daar veertien dagen. Leeg betekent dus niet: geen aanmaningen.
Versturen
Versturen… opent het venster Aanmaning versturen met de mail uit het mailsjabloon van die stap — elke stap heeft een eigen sjabloon:
- Van — de afzender van dat sjabloon, of uw standaardafzender;
- Aan — het e-mailadres van de klant;
- Onderwerp — uit het sjabloon, met het factuurnummer;
- Tekst — de mail zoals ze vertrekt, in de taal van de klant.
Wie zijn klant kent, schrijft de eerste herinnering anders. Met Tekst aanpassen zet u de mail in een editor; wat u daar wijzigt, geldt enkel voor deze aanmaning. Wilt u het voor elke aanmaning anders, pas dan het sjabloon aan. Klik op Versturen en optekenen. Nimble verstuurt de mail en tekent op dát de aanmaning vertrokken is, met de datum. Dat is wat de volgende stap uitstelt. De mail staat daarna bij Mails op de factuur.
De factuur gaat niet mee als bijlage
Verwijs in uw tekst naar het factuurnummer. Het staat standaard al in de tekst.
Heeft de klant geen e-mailadres, dan staat Versturen… grijs en leest u: Deze klant heeft geen e-mailadres. Verstuur de aanmaning buiten Nimble en teken ze hier op.
Alleen optekenen gebruikt u wanneer u de klant buiten Nimble aansprak — per telefoon of per post. De keten schuift dan gewoon door.
Verstuurd maar niet opgetekend
Vertrekt de mail maar lukt het optekenen niet, dan zegt Nimble dat. De aanmaning staat dan straks opnieuw in de lijst. Verstuur ze in dat geval geen tweede keer.
Een creditnota eerst verrekenen
Staat er op een factuur een uitgereikte creditnota die nog niet verrekend is, dan kan de aanmaning niet vertrekken. Op de kaart staat in het rood:
Op deze factuur staat een creditnota van … die nog niet verrekend is. Verreken ze eerst: registreer op de factuur én op de creditnota een betaling met betaalwijze Verrekend. Tot dan kan deze aanmaning niet vertrekken.
Versturen… en Alleen optekenen staan dan grijs. Een creditnota wordt namelijk niet vanzelf van de factuur afgetrokken: zonder verrekening zou de aanmaning geld vragen dat de klant niet meer verschuldigd is.
Zo verrekent u:
- Open de factuur (klik het nummer op de kaart) en klik op Betaling registreren. Vul het bedrag van de creditnota in en kies betaalwijze Verrekend.
- Open de creditnota via het blok Creditnota's en registreer daar ook een betaling Verrekend. Het bedrag staat al ingevuld.
Daarna toont de kaart het verminderde openstaande bedrag, en kunt u de aanmaning versturen. Meer uitleg staat bij Facturen.
Een factuur buiten het rappelbeheer zetten
Loopt er een betwisting of een afbetalingsplan, dan zet Buiten het rappelbeheer zetten die factuur opzij. Ze telt niet meer mee en verschijnt niet in de teller. Terug opnemen in het rappelbeheer draait dat om.
Een factuur zonder vervaldag krijgt nooit een aanmaning
Er is dan niets om vanaf te tellen, en Nimble verzint geen termijn. Zo'n factuur staat wél in de lijst, met die reden erbij — zodat u de vervaldag kunt aanvullen op de factuur zelf.
Zie ook
- Facturen — betalingen registreren en creditnota's verrekenen
- Bedrijfsfiche — de twee termijnen
- Wanneer uw account beperkt is — wanneer een aanmaning versturen niet kan