Aankoopfacturen
Wat uw leveranciers u aanrekenen, en wat ze u crediteren. Een factuur wordt pas betaalbaar nadat iemand ze goedkeurt.
Het scherm openen
Klik in de zijbalk op Inkoop → Aankoopfacturen.
De lijst
| Kolom | Wat het zegt |
|---|---|
| Factuurnummer | Het nummer dat de leverancier op zijn factuur zette |
| Leverancier | Van wie de factuur komt |
| Datum | De factuurdatum |
| Vervaldatum | Wanneer ze betaald moet zijn |
| Bedrag | Het totaal, btw inbegrepen. Een creditnota staat er met een minteken |
| Soort | Factuur of Creditnota — zie hieronder |
| Herkomst | Waar de factuur vandaan komt — zie hieronder |
| Status | Waar de factuur staat in de goedkeuring |
Achteraan elke rij staat de knop Goedkeuren of Intrekken. Dubbelklik een rij om de factuur te openen. U kunt zoeken, sorteren, filteren en exporteren zoals in de andere lijsten.
Waar een factuur vandaan komt
| Herkomst | Wat het betekent |
|---|---|
| Peppol | Binnengekomen via het netwerk en verwerkt op het scherm Binnengekomen documenten. Klik op het woord om het originele document te openen zoals de leverancier het stuurde |
| Ingebracht | Met de hand ingebracht, of overgezet uit uw vorige pakket |
Creditnota's
Crediteert een leverancier u een bedrag, dan is dat een creditnota. In Nimble is dat een aankoopfactuur van de soort Creditnota. Haar bedrag staat in de lijst met een minteken, zodat elk totaal over uw aankopen vanzelf klopt. Op de fiche ziet u het bedrag zoals het op het stuk staat, zonder minteken.
Een creditnota die via Peppol binnenkomt, wordt bij het verwerken vanzelf een creditnota.
De drie statussen
| Status | Wat het betekent |
|---|---|
| Wacht op goedkeuring | Ze staat er, maar mag nog niet betaald worden |
| Goedgekeurd om te betalen | Iemand heeft ze nagekeken en vrijgegeven |
| Betaald | Het bedrag is voldaan |
Met Goedkeuren zet u een factuur vrij; Intrekken draait dat terug zolang ze niet betaald is. Een betaalde factuur heeft geen knop.
Goedkeuren zegt niets over de inhoud
De vlag betekent alleen: deze factuur mag betaald worden. Ze zegt niet dat de prijzen kloppen of dat de levering in orde was. Dat verschil telt wanneer u achteraf een factuur betwist.
Uit Peppol komt nooit goedgekeurd binnen
Een factuur die uit de binnengekomen documenten ontstaat, staat altijd eerst op Wacht op goedkeuring. Dat is met opzet: het netwerk levert een document af, niet een beslissing.
Het journaal naast de lijst
Klik rechts op de rail Journaal en kies een factuur in de lijst. Het paneel toont de tabbladen Taken, Notities, Bijlagen en Logboek van die factuur, zonder dat u ze opent.
Een factuur inbrengen
Krijgt u een factuur op papier of per e-mail, dan brengt u ze zelf in. Klik Nieuwe aankoopfactuur.
Vul in de kaart Factuurgegevens in:
| Veld | Opmerking |
|---|---|
| Leverancier | Verplicht — kies uit uw relaties die als leverancier gemarkeerd zijn |
| Factuurnummer | Verplicht — het nummer van de leverancier |
| Bedrag incl. btw | Verplicht — groter dan nul, zoals het op het stuk staat. Ook bij een creditnota: Nimble zet er zelf het minteken voor |
| Datum | Verplicht — staat standaard op vandaag |
| Vervaldatum | Neem ze over van de factuur |
| Soort | Factuur of Creditnota. Staat standaard op Factuur |
| Nota | Vrije tekst |
Klik Bewaren. Ontbreekt er een verplicht veld, dan noemt de melding bovenaan het veld bij naam. Na het bewaren blijft de fiche open, zodat u meteen de scan kunt toevoegen.
Een nieuwe factuur staat op Wacht op goedkeuring en heeft als herkomst Ingebracht.
Hetzelfde nummer bij dezelfde leverancier kan niet
Een factuurnummer is uniek per leverancier. Twee leveranciers mogen elk een factuur 2026-001 hebben; dezelfde leverancier niet. Nimble weigert het tweede met een melding — anders stond dezelfde schuld twee keer open. Dat geldt ook wanneer de bestaande factuur in de prullenbak staat: herstel ze dan daar in plaats van ze opnieuw in te brengen.
Nog geen leveranciers?
Dan toont het scherm geen formulier maar de melding dat u eerst een leverancier moet toevoegen bij Relaties. Een factuur hangt altijd aan een leverancier.
De fiche
Dubbelklik een factuur in de lijst om haar fiche te openen. Bovenaan staan het factuurnummer en de leverancier. Komt de factuur uit Peppol, dan staat er ook het label Peppol; is het een creditnota, het label Creditnota.
Links staat het tabblad Algemeen, met dezelfde velden als bij het inbrengen. Rechts staan Taken, Notities, Bijlagen en Logboek. Zie Werken met een fiche.
Onderaan staan Bewaren en Annuleren, en rechts daarvan Archiveren.
De goedkeuring zet u niet op de fiche maar in de lijst, met Goedkeuren of Intrekken.
De scan toevoegen
Een gescande factuur of de e-mail waarmee ze kwam, zet u onder het tabblad Bijlagen. Zie Bijlagen.
Een factuur archiveren
Is een factuur verkeerd ingebracht, klik dan op de fiche op Archiveren en bevestig. De factuur verdwijnt uit de lijst en komt in de prullenbak. Van daaruit zet u ze met Herstellen terug.
Een aankoopfactuur is een boekstuk en wordt dus nooit gewist. Zo blijft zichtbaar wat er ingebracht was.
Opent u een gearchiveerde factuur via een oude link, dan zegt de fiche dat ze in de prullenbak staat.
Een gearchiveerde Peppol-factuur komt niet opnieuw binnen
Nimble onthoudt uit welk document de factuur ontstond, ook in de prullenbak. Het document verschijnt dus niet opnieuw bij de binnengekomen documenten. Wilt u de factuur terug, herstel ze dan uit de prullenbak.
Wat u hier niet doet
Betalen. Dit scherm houdt bij wat er openstaat en wat er vrijgegeven is.