Binnengekomen documenten
Facturen die uw leveranciers u via het Peppol-netwerk stuurden. ADM One ontvangt ze voor u; op dit scherm maakt u er een aankoopfactuur van.
Het scherm openen
Klik in de zijbalk op Inkoop → Binnengekomen documenten.
Een melding in het belletje
Staat er iets te verwerken, dan meldt het belletje rechtsboven het: 3 nieuwe Peppol-documenten om te verwerken. Een klik brengt u naar dit scherm. U ziet die melding als u aankoopfacturen mag verwerken.
Hebt u de melding gelezen en komt er een document bij, dan verschijnt ze opnieuw — met het nieuwe aantal. De melding kan tot een minuut achterlopen op dit scherm.
De lijst
| Kolom | Wat het zegt |
|---|---|
| Ontvangen | De dag waarop het document binnenkwam |
| Leverancier | De naam uit het document. Staat er niet uit de UBL gelezen, dan kon die naam niet uit het document gehaald worden — open het dan om te zien van wie het komt |
| Nummer | Het factuurnummer van de leverancier |
| Totaal | Het totaalbedrag, met de munt ervoor |
Achteraan elke rij staan de knoppen Bekijken en Verwerken. Staat er niets, dan leest u Geen binnengekomen documenten.
Een document bekijken
Bekijken opent het originele document zoals de leverancier het verstuurde. Dat is het stuk waarop u zich bij een discussie beroept — niet wat Nimble ervan gemaakt heeft.
Een document verwerken
Verwerken maakt er een aankoopfactuur van. Nimble zoekt de leverancier op zijn btw-nummer. Punten, spaties en koppeltekens spelen daarbij geen rol, hoofdletters evenmin. Enkel relaties die als leverancier gemarkeerd zijn, komen in aanmerking.
Lukt het, dan verschijnt de factuur bij Aankoopfacturen met Wacht op goedkeuring. Is het document een creditnota, dan wordt het een aankoopfactuur van de soort Creditnota. In haar Nota staat aan welke leverancier en op welk btw-nummer ze gekoppeld werd. Het document verdwijnt uit deze lijst.
Het scherm maakt geen factuur en zegt waarom wanneer:
| Geval | Wat u doet |
|---|---|
| Het document draagt geen btw-nummer | Open het om te zien van wie het komt, en breng het in met Nieuwe aankoopfactuur op het scherm Aankoopfacturen |
| Geen enkele relatie draagt dat btw-nummer | Maak de leverancier aan, of vul het btw-nummer aan op de bestaande relatie |
| Twee of meer relaties dragen hetzelfde btw-nummer | Zet dat eerst recht — dan is niet uit te maken welke bedoeld is |
| Het document draagt geen factuurnummer of geen totaalbedrag | Open het en breng het met de hand in |
| Het document is al verwerkt | De melding noemt de factuur die eruit ontstond |
Hetzelfde document twee keer verwerken kan niet
Nimble onthoudt uit welk document een factuur ontstond — ook wanneer die factuur later in de prullenbak belandt. Zou dat niet zo zijn, dan stond dezelfde schuld twee keer in uw boeken.
Al met de hand ingebracht?
Een factuurnummer is uniek per leverancier. Hebt u dezelfde factuur al met de hand ingebracht, dan weigert Nimble het document met een melding.
Factuur gemaakt, maar het document blijft staan
Kon ADM One de verwerking niet bevestigen, dan staat de factuur er wél, maar blijft het document in deze lijst. De melding zegt dat. Een tweede poging maakt geen tweede factuur.
Staat uw account op alleen-lezen?
Verwerken blijft werken: wat uw leveranciers sturen, komt altijd binnen. De aankoopfactuur goedkeuren of wijzigen kan pas wanneer de beperking is opgeheven. Zie Wanneer uw account beperkt is.
Enkel uw eigen documenten
U ziet enkel de documenten die voor uw bedrijf bestemd zijn. Is uw omgeving nog niet aan uw bedrijf in ADM One gekoppeld, dan staat er bovenaan een melding en blijft de lijst leeg: zonder die koppeling is niet uit te maken welke documenten van u zijn. Neem dan contact op met ADM-Concept.
Wanneer ADM One niet bereikbaar is
Dan toont het scherm geen lijst, maar een kader met de melding dat ADM One op dit moment niet bereikbaar is en de knop Opnieuw proberen.
Een lege lijst zonder melding erboven betekent dus dat er niets binnenkwam. Staat het kader er, dan weet u niet wat er binnenkwam: sluit uw dag dan niet af op dit scherm.