Ga naar inhoud

Relaties

Op het scherm Relaties beheert u de klanten en leveranciers van uw bedrijf. Eén relatie kan klant, leverancier, of beide tegelijk zijn.

Het scherm openen

Klik in de zijbalk op CRM → Relaties.

De lijst

Kolom Betekenis
Naam Bedrijfsnaam of weergavenaam
Btw-nummer Ondernemingsnummer
Gemeente Postcode en gemeente samen
Verantwoordelijke Het vaste aanspreekpunt binnen uw team
Taal De documenttaal van deze relatie
Type Badges Klant / Leverancier
Aangemaakt Wanneer de fiche is aangemaakt

De relatielijst met de kolommen Naam, Btw-nummer, Gemeente, Taal en Type.

  • Zoeken en filteren — gebruik de rasterzoekfunctie om snel een relatie te vinden.
  • Exporteren — exporteer de lijst naar Excel of CSV.
  • Nieuw — klik op Nieuwe relatie.
  • Bewerken — dubbelklik een rij om de fiche te openen.
  • Journaal — klik rechts op de rail Journaal voor de zijkant van de geselecteerde relatie. Die heeft vier tabbladen:
    • Contacten — wie u bij deze klant moet hebben. E-mailadressen en nummers zijn aanklikbaar, zodat u kunt bellen of mailen zonder de fiche te openen. Klik een kaartje om de contactfiche te openen, of gebruik Nieuwe contactpersoon om er meteen een aan deze klant te koppelen.
    • Taken — wat er nog moet gebeuren.
    • Logboek — wat er gebeurd is: notities en oproepen.
    • Bijlagen — documenten en foto's bij deze klant. Zie Bijlagen.

De relatiefiche

De fiche heeft twee tabbladen: Fiche en Contactpersonen. De knoppen Opslaan, Annuleren en Verwijderen staan onder de tabbladen en gelden voor allebei — u kunt dus bewaren vanaf welk tabblad u ook staat.

Het tabblad Fiche is verdeeld in blokken.

Blok Identificatie

Veld Uitleg
Naam Verplicht. Bedrijfsnaam of weergavenaam.
Relatienummer Optioneel intern nummer.
Rechtsvorm Keuzelijst (BV, NV, VZW …). Zoek door te typen.
Btw-nummer Ondernemingsnummer, met de knop Ophalen ernaast.

Het blok Identificatie van een relatiefiche, met naam, rechtsvorm, relatienummer en btw-nummer.

Gegevens ophalen uit de KBO

Vul het btw-nummer in en klik op Ophalen. Naam, straat, nummer, postcode, gemeente en land worden ingevuld met de gegevens uit de Kruispuntbank van Ondernemingen. Bestaat het nummer niet, dan verschijnt een melding en blijft de fiche ongewijzigd.

Blok Adres

Veld Uitleg
Straat en Nr Vrije tekst.
Postcode Zoeklijst — typ een postcode of een gemeentenaam. De gemeente wordt mee ingevuld.
Gemeente Zoeklijst — werkt in de andere richting: kies een gemeente en de postcode volgt.
Land Zoeklijst met de landenlijst.

Het blok Adres met straat, nummer, postcode, gemeente en land.

U hoeft er maar één in te vullen

Postcode en gemeente vullen elkaar aan. Kies er één en het andere veld volgt vanzelf.

Blok Contact

Veld Uitleg
E-mail Optioneel, maar ingevuld moet het een geldig adres zijn — u ziet de melding tijdens het typen.
Telefoon Vrije tekst.

Blok Classificatie

Veld Uitleg
Categorie Klantcategorie uit Platformbeheer. Zoek door te typen.
Bron Hoe deze relatie u leerde kennen. Dezelfde lijst als de leadbron, zodat een omgezette lead zijn herkomst behoudt.
Verantwoordelijke Het vaste aanspreekpunt binnen uw team.
Documenttaal Stuurt de taal van offertes en facturen voor deze klant, los van de taal waarin u zelf werkt. Leeg = de standaardtaal van uw bedrijf.
Klant / Leverancier Vink aan wat van toepassing is — beide mag.
Actief Uitvinken verbergt de relatie niet automatisch uit alle lijsten; gebruik dit als statusmarkering.

Het blok Classificatie met categorie, bron, documenttaal en de vinkjes Klant, Leverancier en Actief.

Blok Afkomstig van een lead

Dit blok verschijnt alleen bij een relatie die uit een lead is ontstaan, en alleen als u leads mag inkijken. Het toont, leesbaar en niet wijzigbaar: leadnummer, status, type aanvraag, omvang, budget, timing, urgentie, volgende actie met datum, en wanneer de lead is aangemaakt. Velden die de lead niet had, blijven weg.

Waarom niet gewoon velden op de klant?

Budget, timing en urgentie beschrijven één aanvraag, geen klant — na de eerste offerte kloppen ze niet meer. Ze blijven daarom bij de lead staan, maar u vindt ze hier terug zonder naar het leadscherm te moeten.

Tabblad Contactpersonen

Hier beheert u wie er bij deze klant aan de lijn komt. Het aantal staat in de titel van het tabblad, zodat u niet hoeft te openen om te weten of er iemand aan hangt.

Kolom Uitleg
Persoon De naam. Enkel lezen — de persoon zelf bewerkt u via Contactpersonen.
Rol Wat deze persoon bij dit bedrijf doet. Dezelfde persoon kan elders een andere rol hebben.
E-mail Een adres dat afwijkt van dat van de persoon. Laat het leeg om het persoonlijke adres te gebruiken — dat staat als grijze suggestie in het veld.
Gsm Van de persoon zelf, ter info.
  • Koppelen — kies onderaan een persoon in de zoeklijst en klik op Koppelen.
  • Loskoppelen — haalt de koppeling weg. De persoon zelf blijft bestaan; hij kan bij een ander bedrijf werken.

Alles gaat pas mee bij Opslaan

Ook koppelingen en rollen worden pas weggeschreven wanneer u op Opslaan klikt. Annuleren laat alles zoals het was.

Onderaan de fiche

  • Opslaan — bewaart de wijzigingen. Alleen actief met een ingevulde naam en een geldig e-mailadres.
  • Annuleren — gaat terug naar de lijst zonder te bewaren.
  • Verwijderen — alleen bij een bestaande relatie, zie hieronder.

Verwijderen

Op de fiche klikt u op Verwijderen. U krijgt eerst de vraag "Archiveren?" met de naam erbij. Bevestigt u, dan wordt de relatie gearchiveerd (soft-delete) en belandt ze in de Prullenbak, waar u ze kunt herstellen vóór definitieve verwijdering.

Opslaan en Verwijderen verschijnen alleen als u het bewerkrecht hebt; zonder dat recht kunt u de fiche lezen maar niet wijzigen.

Veelgemaakte fouten

Warning

  • Categorie of bron leeg laten — beide zijn optioneel, maar zonder ingevulde waarden kunt u later niet rapporteren per klantsoort of per kanaal.
  • Postcode en gemeente los van elkaar aanpassen — gebruik de zoeklijsten; handmatig overtypen kan een combinatie opleveren die niet bestaat.
  • Documenttaal verwarren met uw eigen taal — dit veld bepaalt de taal van de documenten die de klant krijgt, niet de taal van uw scherm.
  • Actief uitvinken om iets te verwijderen — daarvoor dient Verwijderen; Actief is enkel een markering.

Gegevens uit de legacy

Heeft u een bestaande Firebird-databank? Via Beheer → Conversie importeert u de actieve CRM_ACCOUNTS als relaties. De conversie is herhaalbaar: bestaande rijen worden bijgewerkt op basis van de legacy-sleutel, zonder dubbels.

Zie ook