Ga naar inhoud

Leads

Op het scherm Leads volgt u elke aanvraag op, van het eerste contact tot de omzetting naar klant. Een lead doorloopt een vaste reeks statussen (de pijplijn); u kiest zelf of u die als bord of als lijst bekijkt.

Het scherm openen

Klik in de zijbalk op CRM → Leads.

Bord- of lijstweergave

Bovenaan schakelt u tussen Bord en Lijst — beide tonen dezelfde leads, enkel de vorm verschilt.

Bord

Elke kolom is een fase uit uw pijplijn (Nieuw, Gekwalificeerd, Offerte, Verloren …). Welke fases dat zijn, stelt u zelf in — zie Leadfases. De naam van elke kolom is hertaalbaar via Platformbeheer → Leadstatus; een status die daar op "Verborgen" staat, mist u hier als kolom — tenzij er nog een lead in die status staat.

Het leadbord met de pijplijnkolommen; kaarten met een verlopen volgende actie zijn gemarkeerd.

  • Elke kaart toont: naam, gemeente (of leadnummer als er geen gemeente is), verantwoordelijke en budget.
  • Sleep een kaart naar een andere kolom om de status te wijzigen. Klik een kaart om de volledige fiche te openen.
  • Onderaan elke kolom staat de som van het budget van de leads erin.
  • Een kaart met een gele waarschuwing heeft aandacht nodig: de volgende actie is verlopen, of de heractivatiedatum (On hold) is voorbij. Dit is puur visueel — er wordt niets extra opgeslagen.
  • Klik op het info-icoon naast de titel voor een korte herinnering aan hoe het bord werkt.

Verloren en On hold vragen een extra stap

Een kaart naar Verloren slepen vraagt eerst een verliesreden; een kaart naar On hold slepen vraagt een heractivatiedatum. Zonder die gegevens in te vullen, gaat de verplaatsing niet door — de kaart blijft in de kolom waar ze stond.

Lijst

De klassieke tabelweergave, met kolommen Nummer, Naam, Status, Leadbron, Verantwoordelijke en Volgende actie. Dubbelklik op een rij om de fiche te openen, of gebruik Nieuwe lead om er een aan te maken. Deze weergave leent zich beter voor filteren, sorteren en exporteren dan het bord.

De leadlijst met de kolommen.

De leadfiche

Zowel een dubbelklik op een kaart als op een lijstrij opent dezelfde fiche — een eigen pagina met een eigen adres, die u kunt doorsturen. Links staat het tabblad Fiche, rechts staan Taken, Logboek en Bijlagen. De knoppen onderaan horen bij de fiche; op een journaal-tabblad ziet u ze niet. Zie Werken met een fiche.

Het tabblad Fiche is opgebouwd in drie blokken — dezelfde volgorde waarin u de informatie doorgaans aan de telefoon te horen krijgt.

Blok Contact

Veld Opmerking
Bedrijf Optioneel. Vult u het in, dan wordt dat de klant bij het omzetten en wordt de persoon zijn contactpersoon. Laat het leeg voor een particulier
Naam Verplicht — de persoon die contact opnam
Telefoon
E-mail Optioneel, maar moet geldig zijn als u iets invult — u krijgt meteen een melding bij een ongeldig adres
Straat / Nr
Postcode / Gemeente Typ in een van beide velden en zoek in de lijst; het andere veld vult automatisch aan
Categorie Optionele klantcategorie
Btw-nummer Optioneel — zie hieronder

Het blok Contact van een leadfiche.

Gegevens ophalen uit de KBO: vul het btw-nummer in en klik op Ophalen. Nimble vult naam en adres automatisch aan vanuit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO/BCE), in de taal van uw scherm. Wordt er niets gevonden, dan verschijnt een melding en blijven de velden zoals u ze zelf invulde.

Blok De aanvraag

Veld Opmerking
Type aanvraag Wat de lead precies vraagt (dakwerk, sauna, leiding …) — beheerd via Platformbeheer → Types aanvraag
Omvangvraag Verschijnt enkel als het gekozen type er een heeft (bv. m², aantal personen, lopende meter); het bijschrift en de eenheid volgen het type
Leadbron Waar de lead vandaan komt — beheerd via Platformbeheer → Leadbronnen
Timing Vrije tekst, bv. "voorjaar 2027"
Budget Geschat bedrag
Urgentie Laag / Normaal / Hoog — staat standaard op Normaal bij een nieuwe lead

Het blok De aanvraag, met het type aanvraag en de omvangvraag die daarbij hoort.

Blok Opvolging

Veld Opmerking
Status De pijplijnstatus; verborgen statussen zonder leads verschijnen niet in de lijst
Verantwoordelijke De gebruiker die de lead opvolgt
Leadnummer Wordt bij een nieuwe lead automatisch voorgesteld — u mag het overschrijven, maar het veld is verplicht
Volgende actie / Datum Wat de volgende stap is en tegen wanneer
Verliesreden Verschijnt en is verplicht zodra de status Verloren is
Heractivatiedatum Verschijnt en is verplicht zodra de fase gepauzeerd betekent (standaard: On hold)

Het blok Opvolging van een verloren lead: de status staat op Verloren en de Verliesreden is zichtbaar.

Tabblad Journaal

Hier staat alles wat er rond deze lead gebeurd is, in drie lijsten die u bovenaan omschakelt:

  • Taken — wat er nog moet gebeuren. Opvolgtaken die Nimble zelf aanmaakt (zie hieronder) staan hier ook tussen.
  • Logboek — wat er gebeurd is: notities die u zelf toevoegt, telefoongesprekken die u registreert, en de volledige tekst van aanvragen die via de website binnenkwamen.
  • Bijlagen — documenten en foto's bij deze lead: een plan dat de klant meestuurde, een foto van de bestaande situatie. Zie Bijlagen.

Het tabblad verschijnt pas bij een bestaande lead — een nieuwe lead heeft nog geen nummer om taken of notities aan te hangen. Bewaar ze eerst.

Automatische opvolging

Nimble kijkt elke ochtend zelf na welke leads blijven liggen en maakt daar een taak van. U vindt die taken in het Journaal van de lead en in het scherm Taken.

Wanneer Wat u krijgt
De volgende actie stond op een datum die voorbij is en de lead beweegt niet Taak "Volgende actie verlopen"
Een lead op On hold heeft zijn heractivatiedatum bereikt Taak "Lead weer oppakken"
Er staat geen volgende actie gepland en er gebeurde al een tijd niets Taak "Lead ligt stil"

U krijgt nooit twee keer dezelfde herinnering

Staat de taak er al open, dan maakt Nimble er geen tweede bij. Werkt u de taak af en blijft de lead daarna opnieuw liggen, dan volgt er wél een nieuwe.

Leads via uw website

Vult iemand het contactformulier op uw website in, dan komt die aanvraag rechtstreeks in Nimble terecht — u hoeft niets over te typen.

  • Er wordt een lead aangemaakt in status Nieuw. De leadbron is de naam van de websitesleutel waarmee het formulier postte — zo ziet u van welk formulier de lead kwam. Zie Leads vanaf uw website.
  • De volledige inhoud van het formulier komt in het Logboek van die lead te staan, ook de velden die enkel op uw eigen formulier voorkomen. Zo gaat er niets verloren.
  • Er komt een taak bij, en er vertrekt een e-mail naar het adres dat u instelde bij Bedrijfsfiche → Website-leads naar.

Een tweede aanvraag van hetzelfde adres wordt geen tweede lead

Vraagt iemand met hetzelfde e-mailadres nog iets, en loopt zijn vorige lead nog, dan komt de nieuwe aanvraag als logboekregel bij die bestaande lead — met een taak erbij. Zo staat er geen tweede kaart van dezelfde persoon in uw pijplijn.

Was zijn vorige lead al gewonnen, verloren of omgezet naar klant, dan is het wél een nieuwe lead. Wie na een afgesloten dossier opnieuw aanklopt, is een nieuwe kans.

Vulde iemand geen e-mailadres in, dan kan Nimble niet vergelijken en wordt het altijd een nieuwe lead. Een dubbel in de lijst kost u een minuut; een gemiste aanvraag kost u een klant.

Onderaan de fiche

  • Opslaan — bewaart de lead. Betekent de fase verloren of gepauzeerd zonder de bijhorende verplichte gegevens, dan blijft de knop uitgeschakeld.
  • Annuleren — gaat terug naar de lijst zonder te bewaren.
  • Omzetten naar klant — enkel zichtbaar bij een bestaande, nog niet omgezette lead. Zie hieronder.
  • Verwijderen — enkel bij een bestaande lead. Archiveert de lead naar de prullenbak; niets wordt definitief gewist.

Een lead omzetten naar klant

Klik op Omzetten naar klant. Wat er gebeurt, hangt af van het veld Bedrijf.

De klant wordt De contactpersoon
Bedrijf ingevuld het bedrijf de persoon uit het veld Naam, met zijn e-mail en telefoon
Bedrijf leeg de persoon zelf geen — die zou een kopie van de klant zijn

Contactgegevens, adres, btw-nummer, categorie, leadbron en verantwoordelijke gaan mee. De aanvraaggegevens (type aanvraag, omvang, budget, timing, urgentie, volgende actie) blijven op de lead staan, maar zijn op de klantenfiche leesbaar in het blok Afkomstig van een lead — zie Relaties. Daar staan ook de documenten die aan de lead hingen.

Openstaande taken van de lead verhuizen mee naar de klant. Afgewerkte taken blijven bij de lead: die zijn geschiedenis van de aanvraag.

Bestaat die klant al?

Voor Nimble een nieuwe klant aanmaakt, kijkt het na of er al een klant is die op deze lead lijkt — op btw-nummer, op e-mailadres, of op naam en postcode samen. Is er een treffer, dan krijgt u de vraag:

Het venster dat vraagt of deze klant al bestaat, met een treffer op het btw-nummer.

  • Koppelen — de lead wordt aan die bestaande klant gehangen. Er komt geen tweede klant bij; wel een nieuwe contactpersoon als de lead een bedrijf droeg.
  • Toch een nieuwe klant maken — u weet dat het een andere is.
  • Annuleren — er gebeurt niets.

Waarom u dit gevraagd wordt en niet belet

Twee klanten met dezelfde naam bestaan echt: twee vestigingen, of vader en zoon. Nimble weet dat niet en beslist het dus niet voor u. Het btw-nummer wordt daarbij genormaliseerd — BE 0123.456.749 en BE0123456749 gelden als hetzelfde nummer.

Veelgemaakte fouten

Warning

  • Geen verliesreden of heractivatiedatum bij het slepen — de verplaatsing op het bord gaat dan niet door; vul het gevraagde veld in het popupvenster in.
  • Ongeldig e-mailadres — de fiche weigert dan niet meteen op te slaan, maar toont wel een waarschuwing; los ze op vóór u opslaat.
  • Leadnummer verwijderen zonder vervanging — het veld is verplicht; laat het lege veld niet staan na het overschrijven.
  • Het bedrijf in het naamveld zetten. Dan heet uw klant straks naar de persoon die belde. Zet het bedrijf in het veld Bedrijf; de naam is voor de mens.
  • Twee keer proberen om te zetten — is een lead al omgezet, dan is de knop Omzetten naar klant niet meer zichtbaar; gebruik de klantenfiche zelf voor verdere aanpassingen.

Zie ook