Contactpersonen

Op het scherm Contactpersonen beheert u de mensen achter uw klanten en leveranciers: wie u belt, wie de offerte krijgt, wie de werf opvolgt.

Eén persoon kan aan meerdere bedrijven hangen, telkens met een eigen rol. Wie bij het ene bedrijf zaakvoerder is, kan bij het andere werfleider zijn.

Het scherm openen

Klik in de zijbalk op CRM → Contactpersonen.

Ook vanuit de klant

Werkt u vanuit een bepaalde klant, dan gaat het sneller via Relaties: het tabblad Contactpersonen op de fiche, of het tabblad Contacten in de journaal-rail.

De lijst

Kolom	Betekenis
Naam	Voornaam en achternaam
Functie	De functietitel, uit de lijst Contactfuncties
Bedrijven	Alle bedrijven waar deze persoon aan hangt
E-mail	Het persoonlijke adres
Gsm en Telefoon	De nummers
Taal	De taal van deze persoon

De zoekbalk zoekt over alle kolommen, ook over Bedrijven — typ een bedrijfsnaam om te zien wie daar werkt. Een persoon die aan geen enkel bedrijf hangt, toont de melding aan geen bedrijf gekoppeld; ook die vindt u hier terug.

Nieuw — klik op Nieuwe contactpersoon.
Bewerken — dubbelklik een rij.
Naar de klant springen — klik een bedrijfsnaam in de kolom Bedrijven aan; de klantenfiche opent meteen.
Exporteren — de lijst naar Excel of CSV.
Journaal — klik rechts op de rail Journaal voor de zijkant van de geselecteerde persoon:
- Taken — wat er voor deze persoon nog moet gebeuren.
- Logboek — wat er gebeurd is: notities en oproepen.
- Bijlagen — documenten en foto's bij deze persoon. Zie Bijlagen.

De contactfiche

Blok Persoon

Veld	Uitleg
Voornaam	Optioneel.
Achternaam	Verplicht.
Functie	Keuzelijst; zoek door te typen. Beheerd via Platformbeheer → Contactfuncties.

Blok Bereikbaarheid

Veld	Uitleg
E-mail	Optioneel, maar ingevuld moet het geldig zijn — u ziet de melding tijdens het typen.
Gsm en Telefoon	Vrije tekst. Gsm staat eerst, omdat dat in de praktijk het nummer is dat ingevuld raakt.
Taal	Bij een nieuwe persoon staat de taal van uw bedrijf al voorgesteld.
Actief	Uitvinken is een statusmarkering, geen verwijdering.

Blok Privéadres

Straat, postcode, gemeente en land. Postcode en gemeente zijn zoeklijsten die elkaar aanvullen. Dit blok blijft meestal leeg voor iemand die u op een bedrijfsadres bereikt; het is vooral nuttig bij particuliere klanten.

Blok Bedrijven

Hier koppelt u de persoon aan de bedrijven waar hij werkt.

Kolom	Uitleg
Bedrijf	De relatie.
Rol	Wat deze persoon bij dit bedrijf doet — los van zijn functietitel hierboven.
E-mail bij dit bedrijf	Een adres dat afwijkt van het persoonlijke. Laat het leeg om het persoonlijke adres te gebruiken; dat staat als grijze suggestie in het veld.

Koppelen — kies een bedrijf in de zoeklijst en klik op Koppelen.
Loskoppelen — haalt de koppeling weg. De persoon zelf blijft bestaan.

Alles gaat pas mee bij Opslaan

Ook koppelingen, rollen en e-mailadressen worden pas weggeschreven wanneer u op Opslaan klikt. Annuleren laat alles zoals het was — ook de koppelingen.

Onderaan de fiche

Opslaan — actief zodra er een achternaam staat en alle e-mailadressen geldig zijn.
Annuleren — gaat terug naar de lijst zonder te bewaren.
Verwijderen — alleen bij een bestaande persoon. De fiche wordt gearchiveerd naar de Prullenbak; de koppelingen met bedrijven blijven bestaan, zodat herstellen de persoon mét zijn bedrijven terugbrengt.

Veelgemaakte fouten

Warning

Functie en rol verwarren — de functie is wat de persoon ís (boekhouder), de rol is wat hij bij één bepaald bedrijf doet. Wie bij twee klanten een andere pet draagt, heeft één functie en twee rollen.
Het e-mailadres bij een bedrijf invullen met hetzelfde adres — laat het leeg; dan volgt het automatisch het persoonlijke adres, ook als dat later wijzigt.
Een persoon verwijderen om hem van een klant te halen — gebruik Loskoppelen. Verwijderen archiveert de persoon overal.
Actief uitvinken om iemand te verwijderen — daarvoor dient Verwijderen.

Zie ook

Relaties — de bedrijven waar deze personen aan hangen
Contactfuncties — de lijst met functietitels
Werken met een fiche — eigen adres, tabbladen, opslaan en archiveren