Offertes
Een offerte is uw prijsvoorstel aan een klant. U bouwt ze op uit blokken met daarin regels — werken, materialen en uren — en volgt daarna op of de klant ze aanvaardt.
Het scherm openen
Verkoop → Offertes. U kiest links bovenaan tussen twee weergaven:
- Bord — de offertes verdeeld over vier kolommen: Klad, Verstuurd, Aanvaard, Geweigerd. Elke kaart toont de klant, het nummer, het bedrag en de datum. U kunt een kaart naar een andere kolom slepen om de status te wijzigen.
- Lijst — dezelfde offertes in een tabel, met zoeken, filteren en exporteren.
Dubbelklik een rij of klik een kaart om de offerte te openen.
Een nieuwe offerte
Klik op Nieuwe offerte. U vult eerst de kop in:
| Veld | Betekenis |
|---|---|
| Nummer | Verplicht. Wordt automatisch toegekend (OFF-2026-0001); u mag het aanpassen |
| Klant | Verplicht. Kies uit uw relaties |
| Datum | De datum van het voorstel |
| Geldig tot | Tot wanneer uw prijs geldt. Staat standaard op dertig dagen later |
Eerst bewaren, dan regels toevoegen
Klik op Opslaan voordat u regels invoert. Regels horen bij een bewaarde offerte; zolang die er niet is, ziet u de melding Bewaar eerst de offerte.
Blokken en regels
Een offerte is een document, geen boodschappenlijstje. U verdeelt het werk in blokken met een kop erboven — "Voorbereidende werken", "Dakbedekking", "Afwerking" — zodat de klant leest wat hij koopt.
- + Blok toevoegen (onderaan) maakt een nieuw blok.
- De naam van het blok typt u bovenin. Laat u die leeg, dan toont de offerte geen kop.
- Subtotaal aanvinken toont het totaal van dat blok onder de regels.
Per blok hebt u twee manieren om een regel toe te voegen:
- + regel — een lege regel die u zelf beschrijft.
- + artikel — kies een artikel uit uw catalogus. Omschrijving, eenheid en verkoopprijs komen mee.
Zoek op nummer of op omschrijving
In het zoekvenster typt u een artikelnummer, een deel van de omschrijving, of allebei. "DIE weekend"
vindt het artikel DIE-9002 — Werkuur installateur — weekend.
De regelvelden
| Veld | Betekenis |
|---|---|
| Omschrijving | Wat de klant leest. Vrij aanpasbaar, ook bij een artikel uit de catalogus |
| + toelichting | Een extra regel tekst onder de omschrijving, bijvoorbeeld een merk of een voorwaarde |
| optie | De regel staat mét prijs op de offerte maar telt niet mee in het totaal |
| Aantal | Mag decimalen bevatten (0,25 uur). Zowel de komma als de punt werkt |
| Eenh. | Stuks, uren, meter — komt mee met het artikel |
| Btw | De btw-code van deze regel |
| Prijs | De eenheidsprijs |
| Netto | Aantal × prijs, berekend |
Met de pijltjes ↑ en ↓ verplaatst u een regel binnen zijn blok. Het rode ✕ verwijdert ze.
De btw van de vorige regel wordt overgenomen
Een nieuwe regel krijgt de btw-code van de regel erboven. Werkt u met medecontractant, dan hoeft u dat dus niet op elke regel opnieuw te kiezen.
De totalen
Rechtsboven staat het totaal inclusief btw, ook wanneer u naar beneden scrolt. Onderaan vindt u de opsplitsing: exclusief btw, het btw-bedrag, het totaal, en apart waarvan opties — dat laatste bedrag zit niet in het totaal.
De offerte opvolgen
De knoppen onderaan volgen de status van de offerte:
| Status | Wat u kunt doen |
|---|---|
| Klad | Versturen — de offerte gaat naar Verstuurd |
| Verstuurd | Aanvaard of Weigeren, naargelang het antwoord van de klant |
| Aanvaard of Geweigerd | De offerte is afgesloten en niet meer te wijzigen |
Een afgesloten offerte wijzigt u niet
Zodra de klant geantwoord heeft, staat het document vast: velden en knoppen zijn niet meer beschikbaar. Dat is met opzet — de klant heeft een prijs gekregen en die hoort niet stilzwijgend te veranderen.
Moet er toch iets wijzigen, klik dan op Nieuwe versie. U krijgt een kopie met de regels van nu, in Klad, en één versienummer hoger. De oude versie blijft bestaan zodat u kunt nakijken wat de klant gekregen heeft.
Versies en varianten
Bovenaan een offerte die deel uitmaakt van een reeks staan knoppen met de bedragen naast elkaar:
- Versies (v1, v2, v3) zijn opeenvolgende voorstellen voor dezelfde vraag. De hoogste is de geldige en draagt de vermelding actueel.
- Varianten zijn verschillende antwoorden op dezelfde vraag — bijvoorbeeld "A — inloopdouche" naast "B — ligbad". Elke variant heeft haar eigen versienummers.
Veelgemaakte fouten
Warning
- Een offerte zonder btw-codes rekent 0% btw op elke regel, zonder waarschuwing. Controleer dat de btw-codes in Platformbeheer ingevuld zijn.
- Een optieregel meetellen in het totaal — dat gebeurt niet, en dat is de bedoeling. Wilt u het bedrag wél in het totaal, haal dan het vinkje optie weg.
- Een aanvaarde offerte willen aanpassen — maak een nieuwe versie in plaats van de oude te wijzigen.
- Twee keer hetzelfde nummer — het nummer wordt automatisch toegekend en moet uniek blijven. Past u het met de hand aan, kies dan iets dat nog niet bestaat.
Zie ook
- Artikelen — de catalogus waaruit u regels kiest
- Relaties — uw klanten
- Btw-codes — de tarieven en hun betekenis op een factuur
- Offertestatus — de tekst van de vier statussen aanpassen
- Werken met een fiche — tabbladen, opslaan en archiveren
- Lijsten filteren — de trechterknop en de filterbouwer