Documentsjablonen

Uw offerte draagt uw eigen briefhoofd, uw eigen aanhef en uw eigen voorwaarden. Die stelt u hier in.

Het scherm openen

Platformbeheer → Documentsjablonen. U hebt er het recht Documentsjablonen beheren voor nodig.

Bovenaan kiest u het document — vandaag is dat de offerte — en de taal. Kiest u Beide talen, dan geldt uw tekst voor Nederlandstalige én Franstalige klanten. Wilt u ze laten verschillen, dan maakt u per taal een eigen versie; de taal van de klant bepaalt welke er op het blad komt.

De drie vakken

Vak	Waar het staat
Briefhoofd en klantgegevens	Bovenaan het blad, boven de titel
Aanhef	Tussen de kenmerken en de eerste regels
Voorwaarden	Onderaan, onder de totalen

U bewerkt ze met opmaak zoals in een tekstverwerker: vet, lijsten, tabellen, uitlijning.

Een leeg vak betekent: standaard

Laat een vak leeg om de standaardopmaak te gebruiken. U vult dus enkel in wat u wil aanpassen — u hoeft het briefhoofd niet over te typen als u alleen voorwaarden wil toevoegen.

Variabelen

Rechts staat de lijst met variabelen. Sleep er een in uw tekst, en op de offerte komt de echte waarde te staan: de naam van de klant, het offertenummer, de geldigheidsdatum.

Een variabele herkent u aan de accolades: {{klant_naam}}. Typt u er een verkeerd, dan meldt het scherm dat boven de vakken — die naam blijft anders leeg op de offerte, zonder dat iets het zegt.

Niet elke naam werkt overal

De lijst rechts toont enkel de variabelen die in déze drie vakken werken. Namen die met een regel te maken hebben — een aantal, een prijs — krijgen alleen binnen de regeltabel een waarde, en die tabel stelt u niet zelf in.

Wat u niet kunt aanpassen

De regels, de bedragen en de totalen liggen vast. Dat is met opzet: daar staan de cijfers die naar uw klant gaan, en een opmaakfout mag ze niet kunnen wegnemen.

De notitie van de offerte zelf — wat de verkoper bij dát document typte — staat er ook altijd, onder de totalen en boven uw voorwaarden.

Uw werk nakijken

Afdrukvoorbeeld toont uw sjabloon op een voorbeeldofferte met verzonnen gegevens. U ziet meteen welke tekst uit een variabele komt en welke vast in uw sjabloon staat, zonder een echte offerte te openen.

Standaard herstellen verwijdert uw eigen tekst en zet de standaardopmaak terug.

Veelgemaakte fouten

Warning

• Een variabele overtypen in plaats van slepen. {{klant naam}} met een spatie werkt niet. Sleep ze uit de lijst, dan staat ze juist.
• Bedragen in het briefhoofd verwachten. Het totaal hoort onderaan; in de kop is {{totaal_incl}} nog niet berekend op de plaats waar u het zet.
• Vergeten op te slaan vóór u van taal wisselt. Het scherm laadt dan de andere versie en uw wijziging is weg.

Zie ook

• Offertes — waar uw sjabloon terechtkomt
• Bedrijfsfiche — uw naam, adres en logo, die het briefhoofd vult