Bijlagen
Bij elke klant, contactpersoon, lead of project kunt u bestanden bewaren: een plan, een offerte van een leverancier, foto's van de werf, een getekend contract. U vindt ze in het journaal, op het tabblad Bijlagen.
Dit werkt overal op dezelfde manier, dus deze pagina geldt voor alle schermen met een journaal.
Het tabblad openen
- Selecteer een rij in de lijst (een klant, een contactpersoon …).
- Klik rechts op de rail Journaal.
- Klik bovenaan op de naam van het tabblad en kies Bijlagen.
Een bestand toevoegen
Klik op + Bijlage. Er opent een venster waar u bestanden kiest of ze ernaartoe sleept. U mag er meerdere tegelijk nemen.
In datzelfde venster kunt u een omschrijving meegeven. Die geldt voor de hele reeks die u in één keer oplaadt — wilt u ze apart omschrijven, dan past u dat achteraf per regel aan via het ⋯-menu.
Maximaal 25 MB per bestand
Een bouwplan of een reeks werffoto's past daar ruim in. Is een bestand groter, dan krijgt u een melding met de naam erbij en gaan de andere bestanden gewoon door.
Bij elk bestand ziet u de grootte en de datum. Op een breed scherm staan die in eigen kolommen; in het smalle journaalpaneel schuiven ze onder de bestandsnaam, zodat ook een lange naam past.
Een bestand openen
Klik op de naam.
- Foto's openen in een nieuw tabblad, zodat u ze meteen ziet.
- Andere bestanden (pdf, Word, Excel …) worden gedownload en openen in het programma van uw computer.
Bij een foto staat er ook een kleine afbeelding voor de naam, zodat u ze in de lijst herkent zonder ze te moeten openen.
Een bestand verwijderen
Klik op het ⋯-menu rechts van de regel en kies verwijderen. Het bestand verdwijnt uit de lijst.
Verwijderen is archiveren
Het bestand wordt niet echt gewist — het blijft bewaard en verdwijnt alleen uit het zicht. Dat is met opzet: een document dat iemand per ongeluk weghaalt, is niet verloren. Hebt u iets nodig dat verdwenen is, vraag het dan aan uw beheerder.
Wie ziet welke bijlagen
Er is geen apart recht op bijlagen. Wie een klantenfiche mag openen, ziet ook de documenten van die klant. Dat is bewust zo: een offerte mogen bekijken maar de getekende versie niet, is geen beveiliging maar verwarring.
Veelgemaakte fouten
Warning
- Het verkeerde record geselecteerd — de bijlagen die u ziet, horen bij de rij die op dat moment geselecteerd is. Controleer bovenaan het paneel welke naam er staat vóór u iets oplaadt.
- Alles op de klant hangen — een plan van één werf hoort bij het project, niet bij de klant. Anders staan er na een paar jaar honderden bestanden op één fiche waar niemand nog iets in vindt.